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Lorsqu’un conseiller en efficacité opérationnelle lui a affirmé que son entreprise pouvait gagner en productivité et réaliser des profits additionnels importants, Alain Duclos, ingénieur industriel à la tête d’une solide entreprise spécialisée dans la refente de bobines d’acier plat et d’aluminium, était sceptique. Mais il s’est fié au conseiller car, même si son entreprise montréalaise Refendoirs CR réalisait la moitié des gains promis, ça en vaudrait la peine.

M. Duclos savait qu’un changement s’imposait. Ses clients demandaient des délais de livraison plus courts, et les coûts d’expédition élevés l’empêchaient d’étendre ses activités au‑delà de sa clientèle existante au Québec et dans les Maritimes. Alléger ses opérations semblait une bonne façon de maintenir sa marge de profits.

Le conseiller a d’abord analysé l’entreprise, puis il a proposé quelques moyens simples d’éliminer le gaspillage et d’accroître la productivité, comme la normalisation et l’épuration des postes de travail, la création de tableaux de bord du rendement et la simplification des étapes de préproduction.

Améliorez votre performance

Les résultats ont étonné M. Duclos: chute des temps morts de 30 % et augmentation de la production de 15 % sans travail supplémentaire des 45 employés. L’entreprise a même atteint une production record en juin.

Or, la plupart des petites et moyennes entreprises peuvent réaliser des gains de productivité importants à relativement peu de frais, selon Stéphane Chrusten, conseiller d’affaires de BDC.

Dans les PME canadiennes types, seulement 15 à 20 % du travail quotidien sont consacrés à des activités purement productives.

«On peut éliminer une grande partie de ce temps improductif en rehaussant l’efficacité», affirme M. Chrusten.

Évaluez votre efficacité

La première étape pour alléger l’entreprise consiste généralement à bien évaluer l’efficacité opérationnelle et à se comparer au reste de l’industrie pour avoir une meilleure idée de sa performance.

Cette évaluation mettra en lumière les améliorations prioritaires pour réaliser des gains rapides et vous aidera à instaurer une culture d’amélioration continue.

En suivant une méthodologie normalisée de BDC, M. Chrusten a d’abord discuté avec M. Duclos et les autres membres de la direction afin de mieux connaître l’entreprise, de déterminer les goulots d’étranglement (points où employés ou machines deviennent inactifs) et les autres problèmes, puis d’en explorer les causes et les façons de les régler.

Ensuite, lors d’une tournée des lieux, il a évalué 25 facteurs opérationnels clés, tels que gestion des stocks, organisation du lieu de travail, contrôle de la qualité, planification de la production et entretien de l’équipement, sur une échelle de 0 à 5.

Préparez un plan d’action

À partir de cette évaluation, M. Chrusten a rédigé un rapport incluant plusieurs changements prioritaires et un plan pour leur mise en œuvre.

Il suggère généralement entre trois et cinq changements que l’entreprise peut apporter elle‑même ou avec l’aide d’un consultant externe dans le cadre de projets standardisés en fonction des problèmes connus dans la plupart des entreprises et de projets personnalisés pour traiter des problèmes précis.

Sa première suggestion est souvent de normaliser et d’épurer les lieux de travail selon la méthode des 5S de Toyota. «Cela peut être très motivant pour les employés, dit M. Chrusten, car ça leur permet de respirer.»

Il suggère aussi fortement d’établir des indicateurs de rendement clés et de former les gestionnaires et les employés à les surveiller au moyen de tableaux de bord.

Utilisez des tableaux de bord pour favoriser la productivité

«Avec des tableaux de bord, explique M. Chrusten, on peut comparer son rendement d’un jour à l’autre et voir l’impact des mesures d’efficacité. Cela devient tout naturel de commencer la journée en évaluant le travail de la veille et en réfléchissant à des moyens de l’améliorer.»

Deux projets personnalisés courants sont la réorganisation de l’équipement dans l’usine pour rendre la production plus efficiente et la simplification des processus de réception des commandes et de préproduction pour réduire les erreurs et gagner du temps.

Des changements simples pour rehausser la rentabilité

M. Duclos était moins convaincu du besoin d’un tableau de bord pour suivre l’efficacité, mais l’insistance de M. Chrusten lui a fait accepter l’idée. Il reconnaît aujourd’hui que cet outil est essentiel.

«Je consulte le tableau de bord chaque jour, dit‑il. Il est très intéressant et utile. Chacun peut y voir les problèmes et les solutions.»

Sur les conseils de M. Chrusten, M. Duclos a aussi amélioré la coordination des tâches de préproduction en vue de minimiser le temps d’inactivité des machines. Les nouvelles étapes ont réduit de 18 à 12 minutes le temps moyen de mise au point – un gain énorme qui rehausse la rentabilité de chaque commande.

M. Duclos estime qu’il récupérera ses frais en moins d’un an et discute déjà avec M. Chrusten d’un autre exercice d’efficacité opérationnelle.

3 conseils pour accroître l’efficacité

Évaluer

Commencez par évaluer votre efficacité. Comment se compare‑t‑elle à celle des concurrents? Où sont les goulots d’étranglement qui causent des temps morts pour vos employés ou vos machines? Quels obstacles nuisent à de meilleurs résultats? Comment améliorer vos processus?

Surveiller

Créez un système de surveillance continue du rendement dans divers secteurs. Établissez des indicateurs de rendement clés, puis créez un tableau de bord pour pouvoir les suivre.

Épurer, normaliser et réorganiser

Un bon début consiste à épurer et à normaliser les postes de travail afin d’aider les employés à trouver plus rapidement ce dont ils ont besoin et à gagner ainsi du temps.

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